Sopra Steria er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i forbindelse med den interne konferansen Rubiks. Vi behandler personopplysninger i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR) (2016/679) og benytter berettiget interesse som behandlingsgrunnlag for innsamling og bruk av personopplysninger for selve eventet, og samtykke for innsamling av diettopplysninger.

1. Hvem vi er

Rubiks er en internkonferanse for ansatte i Sopra Steria.

Kontaktinformasjon:
E-post: firmapost.no@soprasteria.com
Adresse: Biskop Gunnerus gate 14A

2. Når vi samler inn personopplysninger

Vi samler inn personopplysninger når du:

• Logger inn med Single Sign-On (SSO) via Microsoft Entra ID
• Registrerer deg som deltaker på konferansen

3. Hvilke personopplysninger vi samler inn

Ved innlogging via Microsoft Entra ID SSO:

• Navn
• E-postadresse
• Profilbilde

Ved påmelding til konferansen vil vi også be om diettpreferanser og tilhørighet til lokasjon og avdeling.

Dersom du er foredragsholder, vil følgende informasjon blir publisert på nettsiden:

• Navn
• E-postadresse
• Profilbilde
• Foredragstittel og beskrivelse

4. Behandlingsgrunnlag og hvordan vi bruker personopplysninger

Vi behandler personopplysninger basert på berettiget interesse, da Rubiks er en intern konferanse for ansatte i Sopra Steria, og registrering, administrasjon og gjennomføring av arrangementet krever behandling av personopplysninger.

Hva personopplysningene brukes til:

• Administrere påmeldinger til konferansen
• Publisere foredragsholdere med navn, bilde og beskrivelse internt
• Sende informasjon om konferansen
• Tilrettelegge for spesifikke behov, som diettpreferanser

5. Lagring og sletting av personopplysninger

Vi lagrer opplysninger så lenge de er nødvendige for gjennomføringen av Rubiks:

• Deltakerdata slettes så tidlig som mulig etter konferansens slutt, men senest etter 60 dager
• Foredragsholderdata beholdes så lenge foredragene er relevante, men kan slettes på forespørsel
• Brukere kan be om sletting ved å kontakte firmapost.no@soprasteria.com

6. Deling av opplysninger

• Foredragsinformasjon (navn, epost, bilde og beskrivelse) publiseres på nettsiden
• Ingen øvrige personopplysninger deles med eksterne tredjeparter

7. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• Be om innsyn i dine personopplysninger
• Be om retting eller sletting av opplysninger
• Begrense eller protestere mot behandlingen av dine data

For informasjon om dine rettigheter og eventuell klage på behandling av personopplysninger, se Sopra Steria sin personvernerklæring for ansatte.

Henvendelser rettes til firmapost.no@soprasteria.com.

8. Informasjonskapsler (Cookies)

En informasjonskapsel (cookie) er en liten tekstfil som lagres på din enhet når du laster ned en nettside.

Vi bruker analyseverktøyet SiteImprove for statistikk om brukeradferd og kun nødvendige informasjonskapsler for SSO-pålogging.

9. Sikkerhet

Vi sikrer dataene dine gjennom:

• Lagring i Azure og Sanity med tilgangskontroll
• Begrenset tilgang til autoriserte personer

10. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Endringer publiseres på nettsiden, og vesentlige endringer varsles via e-post.